Kelemahan Buat Purchase Order (PO) di Spreadsheet, Pakai Cara Otomatis!

Di era digital saat ini, banyak bisnis masih bergantung pada Spreadsheet untuk membuat dan mengelola purchase order (PO). Meskipun Spreadsheet menawarkan kemudahan dan fleksibilitas, ada sejumlah kelemahan yang bisa menghambat efisiensi proses bisnismu.

Forrester Research menunjukkan bahwa penerapan otomatisasi purchase order (PO) bisa menghemat waktu hingga 60%. Selain itu, otomatisasi ini juga membantu mengontrol pengeluaran dengan lebih baik.

Untuk itu, kamu perlu beralih ke metode pembuatan purchase order secara otomatis untuk mempermudah proses bisnis. Sebelum beralih ke otomatis, simak penjelasan kelemahan pembuatan purchase order menggunakan Spreadsheet di bawah ini.

4 Kelemahan Buat PO Form di Spreadsheet

Menggunakan Spreadsheet untuk membuat PO form memang sering dianggap praktis, namun ada beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan. Berikut ini 4 (empat) kelamahannya: 

1. Spreadsheet tidak Efisien

Mengelola purchase order (PO) dengan Spreadsheet sangat tidak efisien. Ada beberapa alasan mengapa menggunakan Spreadsheet tidak efisien untuk membuat PO form:

• Kesalahan input data: Saat memasukkan data secara manual, ada kemungkinan kesalahan pengetikan, seperti salah ketik angka, huruf, atau tanggal. Kesalahan ini bisa menyebabkan informasi pesanan menjadi tidak akurat atau ada detail yang terlewat.
• Keamanan terbatas: Jika file Spreadsheet tidak disimpan dengan baik atau rusak, data bisa hilang. Terlebih, Spreadsheet biasanya tidak terenkripsi secara otomatis. Enkripsi harus diaktifkan secara manual untuk melindungi data dari akses tidak sah.
• Terbatasnya baris dan kolom: Spreadsheet memiliki batasan pada jumlah baris dan kolom. Seiring dengan meningkatnya ukuran file, Spreadsheet juga bisa mengalami respons yang lambat saat mengedit atau menghitung data.

Baca Juga: Contoh Dokumen Purchase Order: Yuk, Praktikkan di Bisnismu!

2. Spreadsheet memakan waktu

Membuat purchase order (PO) di Spreadsheet bisa sangat memakan waktu. Kamu harus mengetik data secara manual ke dalam sel-sel yang ada. Selain itu, kamu perlu memastikan bahwa template PO yang asli disalin dengan benar ke Spreadsheet baru. 

Belum lagi, setiap rumus di Spreadsheet harus diperiksa ulang untuk memastikan data yang dimasukkan tidak salah. Jika ada kesalahan, kamu harus memperbaikinya lagi. Semua langkah ini memakan banyak waktu. 

3. Tidak bisa memperbarui data otomatis

Spreadsheet tidak bisa memperbarui data secara otomatis atau real-time. Artinya, jika ada perubahan di sistem lain (seperti sistem manajemen pesanan), Spreadsheet tidak akan langsung memperbarui informasi tersebut. Akibatnya, data di Spreadsheet bisa jadi tidak sesuai dengan data terbaru.

Sebagai contoh, kamu membuat purchase order (PO) menggunakan Spreadsheet untuk mencatat semua pesanan yang masuk. Sistem manajemen inventaris yang kamu pakai  secara otomatis memperbarui status pesanan. Misalnya, saat barang dikirim, status pesanan berubah dari “dalam proses” menjadi “selesai” di sistem manajemen.

Namun, Spreadsheet yang kamu gunakan tidak terhubung langsung dengan sistem manajemen inventaris. Artinya, Spreadsheet tidak memperbarui data secara otomatis. Akibatnya, data di spreadsheet tidak sesuai dengan data terbaru. 

Baca Juga: Purchase Order Vs Invoice, Apa Saja Sih Perbedaannya? Cari Tahu Selengkapnya Disini

4. Tidak ada penyimpanan terpusat

Spreadsheet memang sangat berguna untuk membuat purchase order (PO). Namun, Spreadsheet tidak memiliki sistem penyimpanan dokumen yang terpusat.

Artinya, semua dokumen penting, seperti purchase order, invoice, dan slip pengiriman, disimpan di tempat yang berbeda-beda. Misalnya, satu di email, satu di folder komputer, dan satu lagi di sistem yang berbeda.

Singkatnya, kamu akan kesulitan mengakses dan mencocokkan informasi secara cepat dan akurat karena kamu harus menggabungkan data dari berbagai sumber. Sehingga, menjadi tidak efisien.

Apa Solusinya untuk Mengatasi Masalah Ini?

Agar pembuatan purchase order (PO) semakin efisien dan cepat, kamu perlu beralih ke pembuatan purchase order digital secara otomatis. Caranya adalah dengan menggunakan Paper.id, yang memungkinkan kamu membuat purchase order digital untuk memesan produk dari supplier.

Dengan Paper.id, setiap purchase order yang kamu buat akan secara otomatis terkonversi menjadi invoice digital, sehingga kamu tidak perlu membuat invoice secara manual lagi. Selain itu, kamu dapat memilih dari berbagai template yang tersedia untuk membuat invoice digital tanpa batasan.

Pembayaran juga lebih fleksibel dengan berbagai metode, seperti m-banking, virtual account, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit, yang memungkinkan tambahan tempo pembayaran. Ini semua gratis!