Dalam banyak perusahaan, setiap departemen diberikan anggaran atau budget tertentu untuk berbagai keperluan operasional, seperti business travel, makan saat dinas, pembelian alat tulis kantor, dan lainnya. 

Untuk mempermudah pengelolaan dan penggunaan anggaran tersebut, perusahaan seringkali memberikan corporate card kepada karyawan. Kartu ini bertujuan agar karyawan dapat melakukan pengeluaran tanpa harus menggunakan uang pribadi terlebih dahulu dan menunggu penggantian (reimburse).

Baca juga : Tren Virtual Credit Card, seperti Apa di Indonesia?

Apa Itu Corporate Card?

Corporate card adalah kartu kredit yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan mereka untuk digunakan dalam keperluan bisnis. Biasanya, kartu ini digunakan untuk membayar banyak kebutuhan kantor dan berbagai keperluan operasional lainnya. Tujuannya adalah untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pengeluaran tanpa harus menggunakan uang pribadi terlebih dahulu dan menunggu penggantian.

Masalah Penyalahgunaan Corporate Card

Sumber : OmniCard,2023

Meski seharusnya digunakan hanya untuk keperluan bisnis, sayangnya masih banyak kasus penyalahgunaan yang terjadi. Beberapa bentuk penyalahgunaan yang umum terjadi meliputi:

  1. Dipakai untuk belanja kebutuhan pribadi
    Penggunaan pribadi merupakan salah satu bentuk penyalahgunaan yang paling umum terjadi. Karyawan kadang-kadang menggunakan corporate card untuk keperluan pribadi, seperti makan malam bersama keluarga, membeli barang pribadi, atau bahkan liburan. Penggunaan semacam ini jelas melanggar kebijakan perusahaan dan dapat merugikan keuangan perusahaan.
  2. Pemalsuan Laporan
    Pemalsuan laporan pengeluaran adalah bentuk penyalahgunaan lainnya. Karyawan yang tidak jujur bisa saja memalsukan laporan pengeluaran dengan mencantumkan biaya yang tidak sebenarnya atau menggelembungkan biaya yang sudah mereka keluarkan. Hal ini bisa terjadi karena kurangnya pengawasan yang ketat terhadap laporan pengeluaran yang diajukan. Dalam beberapa kasus, karyawan mungkin mengklaim pengeluaran yang terjadi untuk perusahaan, padahal itu untuk pribadi. Sebuah studi oleh Association of Certified Fraud Examiners menemukan bahwa rata-rata perusahaan kehilangan 5% dari pendapatan mereka setiap tahun karena masalah ini. 
  3. Penggunaan Overlimit
    Masalah ini terjadi ketika karyawan menggunakan kartu kredit korporat secara berlebihan untuk pengeluaran yang tidak perlu atau tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Misalnya, memilih hotel mewah untuk perjalanan dinas padahal ada opsi yang lebih ekonomis atau sering makan di restoran mahal. Bahkan, ada juga kasus di mana karyawan melebihi batas limit kartu yang telah ditentukan oleh perusahaan. Mengapa bisa melebihi limit? Biasanya karena kurangnya pemantauan dan pengawasan terhadap penggunaan corporate card. Karyawan yang tidak bertanggung jawab mungkin merasa bahwa mereka tidak akan ketahuan, sehingga mereka cenderung memanfaatkan kartu tersebut untuk keuntungan pribadi. 

Baca juga : 4 Kegunaan Virtual Card Untuk Menjaga Kestabilan Arus Kas

Mengatasi Penyalahgunaan dengan Virtual Corporate Card

Untuk mengatasi masalah penyalahgunaan ini, banyak perusahaan mulai beralih menggunakan virtual corporate card. Berikut beberapa keunggulan dari penggunaan virtual corporate card dalam mengatasi penyalahgunaan:

  1. Pembatasan Penggunaan
    Virtual corporate card memungkinkan perusahaan untuk menetapkan batasan penggunaan secara lebih spesifik. Misalnya, perusahaan bisa membatasi kartu hanya untuk digunakan di merchant tertentu atau untuk jenis pengeluaran tertentu saja. 
  2. Pemantauan Real-time
    Transaksi yang terjadi dapat dipantau secara real-time oleh departemen keuangan. Hal ini memungkinkan deteksi dini terhadap penggunaan yang mencurigakan atau tidak sesuai kebijakan. Perusahaan dapat segera mengambil tindakan jika terjadi penyalahgunaan.
  3. Laporan Otomatis
    Virtual corporate card biasanya dilengkapi dengan sistem yang secara otomatis menyusun laporan pengeluaran. Dengan demikian, risiko pemalsuan laporan dapat diminimalisir karena data yang disajikan lebih akurat dan transparan. Ini juga mengurangi beban administrasi pada karyawan karena laporan dibuat secara otomatis.
  4. Penggunaan Sekali Pakai
    Beberapa virtual corporate card dapat diatur untuk sekali pakai atau dengan jumlah tertentu, sehingga mengurangi risiko overuse. Misalnya, kartu yang digunakan untuk satu kali perjalanan dinas akan otomatis tidak aktif setelah perjalanan selesai. Ini memastikan bahwa kartu tidak dapat digunakan untuk pengeluaran lain yang tidak relevan.

Keempat solusi di atas bisa kamu rasakan lewat Paper Corporate Card (PCC). Kamu bisa membagi budget ke departemen sesuai dengan kebutuhan mereka.

Selama budget masih ada, kamu bahkan bisa membagi kartu kredit korporat sesuai kebutuhan. Yang terpenting, transaksi yang ada bisa kamu pantau langsung via laptop, jadi lebih transparan!

Ingin tahu lebih dalam tentang solusi ini? Hubungi tim Paper.id di +62 852 1952 6186 (WhatsApp Only).

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)