Waroeng Teh Kotjok: Ubah Proses Penagihan Berbelit Menjadi Elit dengan Paper.id

Pernah tidak kamu membayangkan berapa banyak waktu, tenaga, dan dana yang terbuang ketika pembuatan dan penagihan invoice dilakukan secara manual? Bayangkan, jika proses tersebut dilakukan berulang kali dengan jumlah mitra yang banyak, akan pusing sekali, ‘kan?

Setiap hari harus membuat invoice di Ms.Excel, mengirimnya melalui WhatsApp, dan menunggu konfirmasi pembayaran dari mitra. Setiap tahap ini bukan hanya menguras waktu dan tenaga, tetapi juga memperlambat cash flow bisnis kamu.

Ini realita tantangan yang harus dirasakan Waroeng Teh Kotjok sebelum menggunakan Paper.id. Mengelola bisnis dengan puluhan bahkan ratusan outlet bukanlah hal yang mudah, terutama dalam hal penagihan invoice kepada mitra.

Yuk, cari tahu bagaimana Waroeng Teh Kotjok bisa menjawab tantangan yang dihadapinya. Simak selengkapnya di bawah!

Sekilas Mengenai Inspirasi di Balik Waroeng Teh Kotjok

Waroeng Teh Kotjok, didirikan pada tahun 2010 oleh Pak Ricky Wijaya. Selaku founder, beliau menceritakan bisnis ini berdiri berawal dari kecintaannya terhadap minuman manis. Di samping itu, Pak Ricky juga melihat peluang di bisnis minuman teh yang saat itu belum begitu beragam.

Yang membedakan Waroeng Teh Kotjok dengan bisnis minuman teh lainnya adalah menu utamanya, yaitu teh kocok cincau. Minuman ini merupakan perpaduan unik antara teh, susu rendah lemak (low fat), dan cincau parut. 

Pada waktu itu, Pak Ricky membuka outlet pertamanya di Lokasari Square, Jakarta Barat. Ia menjalankan usaha ini sebagai bisnis sampingan sambil tetap bekerja sebagai desainer di sebuah kantor. Singkat waktu, setelah memiliki 3 outlet, akhirnya Pak Ricky memutuskan untuk berhenti bekerja dan fokus kepada bisnis teh kocok ini. 

Dari usaha sampingan, kini Waroeng Teh Kotjok berkembang pesat dengan lebih dari 100 outlet di seluruh Indonesia, termasuk 80% di JABODETABEK dan sisanya tersebar di kota-kota besar lainnya seperti Bandung, Pontianak, Jambi, dan Manado.

Selain itu, Waroeng Teh Kotjok selalu menggunakan bahan-bahan berkualitas seperti gula asli dan susu low fat, berbeda dengan kebanyakan usaha minuman yang biasanya menggunakan susu full cream, sehingga jadi pilihan yang digemari banyak orang dibanding para pesaingnya.

Kesuksesan Waroeng Teh Kotjok yang bertahan hingga lebih dari satu dekade juga tak luput dari kepiawaian Pak Ricky Wijaya dalam mengelola operasional bisnisnya dengan mengadopsi teknologi, yaitu Paper.id.

Baca juga: Mengintip Kesuksesan dari LEKA, Tumbuh 10x Lipat Bersama Paper.id

Tantangan Penagihan, Buat Cash Flow Tertekan

Kesuksesan Waroeng Teh Kotjok tak lepas dari berbagai rintangan, salah satunya adalah proses penagihan invoice kepada para mitra. Sebelum mengadopsi Paper.id, proses penagihan dilakukan secara manual menggunakan Ms.Excel dan dikirim melalui WhatsApp.

Proses ini tidak hanya memakan waktu dan tenaga, tetapi juga membutuhkan banyak sumber daya manusia atau tim admin. Beberapa admin harus bertugas mengelola penagihan untuk puluhan outlet—satu admin bisa bertanggung jawab untuk sekitar dua puluh mitra.

Lebih jauh lagi, banyak juga mitra yang meminta tempo pembayaran lebih lama, padahal pihak Teh Kotjok hanya bisa memberikan waktu maksimal 7 hari. Hal ini tentu seringkali membuat cash flow bisnis terganggu, tertekan, dan tidak optimal.

Oleh karena itu, permintaan penggunaan kartu kredit dari mitra pun semakin banyak, karena mereka membutuhkan fleksibilitas dalam mengelola cash flow mereka sendiri. Terlebih, kartu kredit menawarkan tempo pembayaran yang lebih panjang, 30-45 hari tergantung jenis kartu yang digunakan.

Tantangan-tantangan ini menunjukkan betapa pentingnya mengadopsi teknologi dalam operasional bisnis. Digitalisasi proses penagihan bukan hanya tentang efisiensi waktu dan tenaga, tetapi juga tentang meningkatkan fleksibilitas dan optimalisasi cash flow.

Baca juga: Rahasia Shafira Co. Hemat Biaya Puluhan Juta Rupiah dengan Paper.id

Paper.id Menjadi Solusi Tepat Efisiensi Penagihan Bisnis

Pada tahun 2023, Pak Ricky Wijaya menemukan Paper.id, platform invoicing dan pembayaran antar bisnis yang menawarkan solusi tepat untuk mengatasi tantangan yang dihadapi Waroeng Teh Kotjok. Penggunaan Paper.id ini membawa dampak positif signifikan, di antaranya:

1. Hemat waktu penagihan hingga 75%

Implementasi Paper.id membawa perubahan besar. Proses penagihan yang sebelumnya memakan waktu beberapa jam kini jauh lebih cepat dengan hanya beberapa klik di Paper.id. Berikut perbandingan alurnya:

Sebagai gambaran, misalnya dibutuhkan waktu sekitar 60 menit (atau 1 jam) untuk proses penagihan satu mitra dengan cara manual. Sementara, di Paper.id hanya membutuhkan maksimal 15 menit. Maka perhitungan sebagai berikut:

• Total waktu yang dihemat: 60 menit – 15 menit = 45 menit
• Persentase penghematan waktu:  45/60 x 100% = 75%

Jadi, dengan menggunakan Paper.id, waktu dibutuhkan untuk memproses penagihan berkurang dari 60 menit hanya 15 menit per transaksi. Ini menghasilkan penghematan waktu sebesar 75%.

2. Efisiensi jumlah admin/karyawan

Paper.id membantu mengurangi jumlah karyawan yang menangani penagihan. Sebelumnya, dibutuhkan sekitar 3 admin untuk meng-handle invoice untuk satu mitra. Sementara itu, dengan Paper.id, cukup satu admin bisa menangani minimal 10 hingga 20 mitra/hari dengan mudah.

Jadi, Pak Ricky bisa mengalokasikan sumber daya manusia ke tugas-tugas lainnya yang lebih strategis, seperti pemeriksaan stok, mengecek mutasi rekening, dan lain sebagainya. Dengan begitu, Waroeng Teh Kotjok bisa meningkatkan produktivitas dan fokus pada pengembangan bisnis lebih lanjut ke depannya.

3. Pembayaran mitra lebih tepat waktu

Opsi metode pembayaran menggunakan kartu kredit di Paper.id menjadi jawaban atas tantangan cash flow dari Waroeng Teh Kotjok. Bagaimana tidak, kini mereka bisa mendapatkan dana minimal H-1 atau menjadi lebih cepat, dibandingkan dengan menggunakan transfer bank yang biasanya dengan tempo H+7.

Di sisi lain, pihak mitra dari Teh Kotjok juga menjadi punya keleluasaan atas cash flow bisnisnya sendiri. Pasalnya, mereka punya waktu 30-45 hari mengumpulkan dana untuk membayar invoicenya.

Terlebih, dengan adanya fitur pengingat pembayaran atau invoice reminder khususnya via WhatsApp memastikan mitra Waroeng Teh Kotjok membayar tepat waktu. Akhirnya, hal ini meningkatkan cash flow perusahaan dan memperlancar operasional bisnis.

Baca juga: Paper.id Menjadi Jawaban Terbaik atas Tantangan Cash Flow Three Folks

Nah, demikianlah beberapa tantangan yang harus dihadapi Pak Ricky dengan bisnis Waroeng Teh Kotjok dan bagaimana Paper.id bisa menjadi solusi terbaiknya. Kini, Waroeng Teh Kotjok telah menjelma menjadi salah satu bisnis teh kocok cincau di Indonesia.

Kesuksesan mereka tak lepas dari kegigihan Pak Ricky dalam berinovasi dan memanfaatkan teknologi digital, khususnya Paper.id untuk mengoptimalkan operasional bisnisnya, mulai dari pembuatan invoice, penerimaan tagihan dari mitra, hingga menyediakan opsi pembayaran kartu kredit.

Kisah Waroeng Teh Kotjok bisa menjadi inspirasi bagi kamu para pebisnis pemula untuk berani melangkah maju dan mengadaptasi digitalisasi untuk mencapai kesuksesan. Yuk, sukses bersama Waroeng Teh Kotjok juga dengan menggunakan Paper.id!

Daftarkan segera bisnis kamu sekarang juga dan rasakan semua manfaatnya dengan cara klik di bawah ini. Gratis, lho!