Sistem manajemen gudang atau warehouse management system (WMS) adalah sistem yang dirancang untuk mempermudah kinerja manajemen gudang secara end to end process.

Singkatnya, arti WMS adalah sistem yang dapat membantu dalam mengelola operasional bisnis dari gudang bahkan sampai ke level rak gudang. Hal tersebut meliputi proses stok barang datang hingga persiapan stok barang untuk proses pengiriman.

Penggunaan sistem manajemen gudang yang tepat, tentunya bisa menciptakan efisiensi dalam proses pergudangan, seperti pelacakan, penyimpanan, pengemasan, dan pengiriman barang sehingga proses arus barang menjadi lebih cepat dan hemat biaya.

Dengan begitu, kamu bisa mengetahui barang masuk dan barang keluar di gudang, penempatan produk yang bisa disesuaikan untuk setiap jenis produk (rak, baris, kolom, dan lantai), sampai validasi pesanan dan pengiriman barang ke konsumen. 

Baca Juga: 6 Masalah Pengelolaan Warehouse Yang Kerap Terjadi

Maka dari itu, salah satu fungsi WMS adalah meminimalisir resiko yang terjadi di gudang, seperti human error, overselling atau kehabisan stok, serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Berikut ini, fungsi WMS lainnya yang bisa kamu dapatkan jika menerapkannya pada bisnis.

NoFungsi sistem WMS
1.Proses handling gudang dilakukan lebih efisien
2.Pengelolaan stok di gudang dapat terpantau dengan mudah, mulai dari proses penempatan, pengambilan, pengepakan, hingga pengiriman barang
3.Mempermudah proses saat melakukan penempatan dan pengambilan dengan barcode untuk mencegah kesalahan pengambilan barang
4.Dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan gudang sehingga mereka tahu yang harus dilakukan saat di gudang.
5.Pelacakan barang masuk dan keluar bisa dilakukan lebih optimal dengan menggunakan sistem barcode dari serial dan batch number
6.Stok barang di gudang bisa terkontrol sehingga tidak terjadi overselling

Proses Sistem Manajemen Gudang

Pada sistem manajemen pergudangan, ada proses yang mesti dilalui, seperti saat proses masuk dan keluarnya barang, stock opname, sampai proses pengiriman barang ke konsumen. 

Langsung kita simak aja penjelasannya di bawah ini.

1. Proses inbound

Proses pertama di dalam pergudangan adalah proses inbound, dimana pada tahap ini terdapat permintaan inbound stok barang.

Adanya sistem WMS ini, bertujuan untuk membantu kamu dalam mencatat setiap proses inbound sehingga mencegah terjadinya barang hilang atau jumlah yang tidak sesuai dengan pesanan agar tidak bikin bisnis merugi.

2. Proses dalam gudang

Tahap selanjutnya, proses dalam gudang ketika barang sudah diterima, maka yang perlu diperhatikan ialah kesiapan dari petugas gudang.

Terkadang tidak ada informasi mengenai pengiriman stok barang sehingga membuat proses perpindahan stok barang menjadi tidak efektif. Terlebih lagi, pencatatan stok baru yang masih dilakukan secara manual.

Tanpa penerapan sistem WMS akan membuat proses quality control dan pergerakan stok dalam gudang menjadi terhambat.

3. Proses outbound

Terakhir, proses pergudangan adalah proses outbound, yaitu saat proses pengiriman barang. Masih ada pula yang melakukan pencatatan stok barang secara manual sehingga bisa menimbulkan selisih stok barang atau bahkan overselling yang mengakibatkan pengiriman barang ke pelanggan menjadi terhambat.

Oleh karena itu, penggunaan warehouse management system mampu mencegah terjadinya stok habis dan  kerugian dengan adanya sistem validasi pesanan.

Aplikasi Warehouse Management System Indonesia

Kalau tadi kita udah membahas mengenai sistem manajemen pergudangan, berikutnya ada rekomendasi aplikasi warehouse management system yang bisa kamu gunakan, namanya Jubelio WMS.

Aplikasi Warehouse Management System Jubelio memberikan kemudahan bagi kamu untuk bisa mengontrol secara penuh gudang kamu sehingga meminimalisir kesalahan penginputan barang.

Kelebihan yang dimiliki pada fitur ini kamu bisa mengetahui stok barang sampai level rak dan melihat status proses penempatan, pengambilan, sampai pengepakan barang.

Selain itu, kamu dapat membuat lokasi gudang virtual maupun fisik tanpa batasan jumlah dan mudah menerima barang juga. Tentunya udah dilengkapi serial number dan batch number serta bisa diakses melalui smartphone.

Berikut ini, fitur Jubelio WMS yang bisa kamu gunakan.

Barang masuk 

Semua transaksi barang masuk ke gudang mulai dari sumber barang masuk sampai penempatan barang ke dalam rak gudang akan diproses. 

Lebih singkatnya, semua barang yang masuk ke dalam gudang, mulai dari penerimaan  sampai penempatan barang ke rak gudang.

Hal itu bertujuan agar letak sebuah barang di rak gudang bisa lebih presisi. 

Terdapat tiga sumber barang masuk, yaitu:

1. Pesanan pembelian: Berisikan daftar barang dari purchase order (PO) yang siap diterima dan ditempatkan ke gudang. 

2. Transfer: Berisikan daftar barang dari gudang lain (transfer keluar) yang siap diterima dan ditempatkan ke gudang. 

3. Retur dari channel online: Berisikan daftar barang yang akan diretur dan bersumber dari channel penjualan online.

Proses pesanan

Semua pesanan penjualan yang masuk, nantinya akan diproses di dalam gudang

kamu akan mudah mengetahui pergerakkan dari pesanan yang kamu proses. 

Dengan begitu, kamu bisa melacak setiap proses pesanan tersebut, misalnya apakah sudah masuk tahapan picking/packing/shipping. 

  1. Pantauan: Kamu bisa mengetahui status dari proses pesanan penjualan di gudang.
  2. Picking: Informasi terkait barang yang sudah dipesan dan baru akan diserahkan ke picker. Proses picking di gudang dapat dilakukan dengan 3 cara, diantaranya.
  • Cluster picking: cara pengambilan barang di gudang per order berdasarkan sales order atau nomor pesanan
  • Batch picking: Cara pengambilan barang di gudang tidak menggunakan sales order, tetapi dengan cara mengambil barang sesuai SKU barang.
  • Zone picking: cara pengambilan barang di gudang sesuai posisi rak. 
  1. Packing: pesanan yang sudah diambil dari rak dan ingin diserahkan ke packer akan diproses di sini.
  2. Shipping: Pada tahap ini, kamu bisa tahu pesanan yang sudah di-packing dan siap di kirim.
  3. Shipped: Menampilkan pesanan yang sudah dikirim dan tinggal menunggu konfirmasi diterima oleh pelanggan. 

Barang keluar

Fitur selanjutnya, ada barang keluar dimana semua pesanan yang berada di gudang dan akan ditransfer keluar gudang. Fungsi dari fitur tersebut, yaitu untuk menampilkan proses barang keluar dari gudang.

Karena barang yang keluar dari gudang bisa disebabkan adanya retur pembelian dan transfer keluar. 

1. Retur Pembelian: Dimana, kamu membuat retur pembelian ke pemasok terkait barang yang telah kamu beli dari pemasok.

2. Transfer Keluar: pada bagian ini kamu dapat melakukan transfer keluar dari satu lokasi gudang ke lokasi gudang lain.

Laporan gudang

Setiap aktivitas di gudang, dari performa penempatan dan proses pesanan akan dicatat oleh sistem Jubelio.

Pada bagian laporan gudang, kamu bisa mengetahui beberapa informasi laporan yang berhubungan dengan proses di dalam gudang, seperti:

  1. Transfer: Laporan ini memperlihatkan data perpindahan barang dari transfer barang masuk atau barang keluar di gudang dalam periode waktu tertentu. 
  2. Daftar picklist: Laporan yang memberitahu daftar produk yang dimasukkan ke dalam lembar pengambilan barang (picklist) berdasarkan transaksi produk yang terjual di setiap channel. 
  3. Daftar pengiriman: Segala aktivitas lengkap yang berkaitan penggunaan jasa ekspedisi untuk memenuhi pesanan dari pelanggan.
  4. Performa proses pesanan: untuk mengetahui performa dari petugas gudang (picker/packer/shipper/kurir) di gudang per transaksi dan tanggal, lokasi, dan rata-rata durasi per transaksi. 
  5. Performa penempatan barang: untuk melihat performa dari karyawan gudang yang melakukan penempatan barang di gudang per transaksi dan tanggal, lokasi, dan rata-rata durasi per transaksi. 
  6. Penempatan barang: Berisi daftar penempatan tiap-tiap barang di gudang yang dilakukan oleh runner (petugas yang melakukan penempatang barang). 

Untuk penjelasan lebih lengkap, kamu bisa cek selengkapnya dengan klik di sini.

Baca Juga: 5 Aplikasi Gudang Terbaik untuk Bisnis

Pada akhirnya penggunaan sistem WMS menjadi kebutuhan yang penting, khususnya bagi kamu yang memang memiliki jumlah persediaan barang yang banyak sehingga manajemen stok barang juga bisa lebih terkontrol. 

*Artikel ini hasil kerja sama Jubelio dan Paper.id

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)