Keputusan procurement memegang peranan kritis dalam menentukan arah keberhasilan atau kegagalan bisnis. Namun, apa jadinya jika proses penting ini tercemar oleh oknum untuk melakukan procurement fraud? Bayangkan, sebuah studi oleh Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) pada tahun 2020 menemukan bahwa bisnis kehilangan sekitar 5% pendapatan tahunannya akibat fraud ini, dengan sektor procurement menjadi salah satu area yang paling rawan penyalahgunaan. 

Kasus-kasus procurement fraud tidak hanya merugikan dari segi finansial, tapi juga dapat menimbulkan kerusakan reputasi yang berkepanjangan. Kenapa ini bisa terjadi, dan seperti apa bentuk-bentuknya yang perlu diwaspadai pebisnis? Tentu ini menjadi pertanyaan, untuk mengetahui lebih lanjut seputar sisi kelam procurement fraud, yuk, simak penjelasannya di bawah ini. 

Baca Juga: Ini Jenis-jenis Food Fraud yang Harus Diketahui oleh Pebisnis!

Apa Itu Procurement Fraud?

Menurut procuredesk.com procurement fraud adalah kecurangan yang terjadi dalam proses pengadaan barang atau jasa, baik di perusahaan swasta maupun institusi pemerintah. Kecurangan ini dapat dilakukan oleh pihak internal maupun eksternal, dan dapat terjadi di berbagai tahap siklus pengadaan.

Ini bisa berupa kolusi, nepotisme, suap, atau manipulasi tender. Kecurangan seperti ini tidak hanya merugikan secara finansial, tapi juga mengikis integritas dan kepercayaan dalam sistem bisnis.

Berdasarkan survei ekonomi Global perusahaan konsultan PricewaterhouseCoopers, pada tahun 2014, 29% organisasi global pernah mengalami kecurangan akan procurement. Penipuan pengadaan ini lebih sering terjadi pada awal proses pengadaan (tahap pemilihan vendor) dibandingkan tahap selanjutnya seperti kinerja vendor dan pengiriman.

Contoh Kasus Nyata Procurement Fraud dalam Bisnis

Penipuan dalam pengadaan barang dan jasa dapat terjadi dalam berbagai bentuk dan membawa dampak serius bagi perusahaan yang terlibat serta ekosistem ekonomi dan sosial secara lebih luas. 

Sebuah studi kasus menarik dari justive.gov tentang penipuan pengadaan melibatkan kontraktor pertahanan AS, Iris Kim, Inc. (I-Tek), pemiliknya, dan beberapa karyawan, yang terlibat dalam skema penipuan besar-besaran yang menargetkan Departemen Pertahanan AS dan lembaga pemerintah federal lainnya.

Penipuan ini terjadi antara tahun 2011 dan 2018, melibatkan kontrak pemerintah senilai lebih dari $7 juta. Para pelaku memanfaatkan kontrak dengan preferensi tertentu dan persyaratan asal barang. 

Yang terjadi adalah, perusahaan ini melakukan tindak kecurangan. Mereka seharusnya membuat atau mendapatkan barang yang dibuat di AS sesuai dengan peraturan kontrak. Namun, apa yang mereka lakukan? Mereka malah mengimpor barang dari Cina, yang tentu saja lebih murah, dan kemudian memberi label palsu bahwa barang-barang itu dibuat di AS. Ini dilakukan supaya mereka bisa memenuhi kontrak dengan biaya lebih rendah dan mendapatkan lebih banyak keuntungan.

Mereka mengimpor barang dari Cina yang melanggar ketentuan kontrak yang menyatakan bahwa barang tersebut harus diproduksi di AS. Barang-barang ini kemudian secara salah dilabeli sebagai “Made in the USA,”. 

Selain itu, mereka menggunakan perusahaan boneka untuk menyembunyikan impor barang dari Cina dan memasang pejabat boneka untuk memenuhi syarat secara palsu dalam kontrak.  

Akibatnya, pemerintah AS jadi rugi besar, lebih dari $7 juta, karena mereka membayar untuk barang yang seharusnya memiliki kualitas dan asal produksi tertentu, tapi kenyataannya tidak. Para pelaku, termasuk pemilik dan beberapa karyawan perusahaan, akhirnya ditangkap dan dihukum penjara.

Baca Juga: Alasan-Alasan Kenapa Perusahaan Anda Perlu Menerapkan E-Procurement

Bagaimana Procurement Fraud Bisa Terjadi?

Procurement fraud dapat terjadi karena adanya tiga faktor utama, yaitu:

1. Motivasi

Pelaku procurement fraud memiliki motivasi untuk mendapatkan keuntungan pribadi, baik dalam bentuk uang, barang, atau jasa. Motivasi ini dapat berasal dari berbagai faktor, seperti kebutuhan finansial, keinginan untuk meningkatkan status sosial, atau dorongan personal lainnya.

2. Kesempatan

Pelaku procurement fraud memiliki kesempatan untuk melakukan kecurangan karena adanya kelemahan dalam sistem pengendalian internal. Kelemahan ini dapat berupa prosedur yang tidak jelas, pengawasan yang tidak ketat, atau konflik kepentingan.

3. Kemampuan

Pelaku procurement fraud memiliki kemampuan untuk melakukan kecurangan, baik karena memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai, maupun karena memiliki akses ke informasi dan sumber daya yang diperlukan.

Modus Procurement Fraud yang Perlu Diwaspadai

Ada berbagai modus procurement fraud yang dapat terjadi, antara lain:

1. Kolusi antara supplier dan pegawai

Pegawai perusahaan atau pemerintah dapat berkolusi dengan supplier untuk memanipulasi proses pengadaan. Hal ini bisa meliputi penerimaan suap untuk memilih pemasok tertentu atau memanipulasi spesifikasi tender untuk menguntungkan satu pemasok.

2. Pengadaan barang atau jasa yang tidak perlu

Pegawai bisa memanipulasi proses pengadaan sehingga perusahaan atau lembaga membeli barang atau jasa yang sebenarnya tidak diperlukan, sering kali dari supplier yang memberi mereka keuntungan pribadi.

3. Pemalsuan dokumen tender atau kontrak 

Dokumen tender atau kontrak bisa dipalsukan untuk menguntungkan supplier tertentu, misalnya dengan mengubah harga atau syarat kontrak.

4. Pembayaran fiktif

Pembayaran untuk barang atau jasa yang tidak pernah diserahkan atau dilakukan. Ini bisa terjadi ketika pegawai berkolusi dengan supplier untuk membuat faktur palsu.

Itulah penjelasan singkat seputar procurement fraud. Semoga dengan informasi ini, kamu bisa makin aware terhadap tindak kecurangan ini. 

Untuk kamu pebisnis yang ingin mengurangi potensi kecurangan ini terjadi, Paper.id hadir dan dapat jadi solusi. Dengan mengelola dokumen-dokumen bisnismu seperti invoice dengan aplikasi dan sistem yang aman, kamu bisa dengan mudah memantau semuanya dari genggaman. Sehingga, segala kecurangan bisa dengan cepat terdeteksi. Yuk, gunakan Paper.id sekarang juga!

Daftar Sekarang
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)