Kamu tentunya sudah cukup familier dengan nota setiap membeli maupun menjual produk. Nota bentuknya bermacam-macam, ada yang dalam bentuk lembaran kertas meskipun ada juga yang sudah merambah dalam bentuk digital atau gambar. Nota biasanya ada dua sisi atau salinan, nota asli bakalan diberikan ke pembeli dan nota salinan disimpan untuk arsip.
Hanya saja banyak yang belum tahu kalau nota setidaknya ada dua jenis yakni nota debet dan nota kredit. Apa sih yang menjadi perbedaan keduanya dan apa fungsinya? Kamu bisa cek semua penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Baca Juga: Nomor Invoice: Contoh dan Cara Membuat
Mengenal Nota Debet
Nota debet berasal dari dua kata dengan makna yang beda yakni nota dan debet. Nota maknanya adalah surat atau dokumen penjelasan jual beli yang resmi dari penjual untuk pembeli. Kemudian debet sendiri maksudnya adalah uang yang harus ditagihkan pada orang yang punya piutang. Sehingga jika digabungkan bakalan punya makna yang lebih menyatu.
Nota debet merupakan nota yang bisa digunakan sebagai bukti transaksi dalam hal pengurangan hutang dalam proses jual beli yang terjadi antara dua pihak. Nota debet biasanya ada rangkap dua yang satunya asli bakalan menjadi milik yang punya hutang sementara untuk salinan rangkap lain menjadi milik penjual sebagai arsip.
Secara umum nota debet digunakan untuk mengembalikan barang yang tidak sesuai dari pesanananya pada penjual. Nantinya nota tersebut bakalan menjadi bukti dan mempermudah proses pengembaliannya.
Kapan nota debet dikeluarkan?
Banyak yang bingung kiranya kapan nota debet ini bakalan dikeluarkan? Ada beberapa kasus yang membuat nota debet akhirnya bisa dikeluarkan oleh pihak perusahaan. Adapun beberapa kasus yang dimaksud bisa langsung cek semuanya di bawah ini!
- Adanya kerusakan pada barang dalam proses pengiriman atau ketika transit sehingga pembeli tidak mendapatkan barang atau bahkan kondisinya sudah tak layak.
- Adanya kelebihan pembayaran pada faktur yang asli.
- Terjadi kesalahan penulisan harga pada faktur yang asli.
- Adanya proses penolakan atau pengembalian barang yang dilakukan oleh pelanggan.
Baca Juga: Pengertian Invoice: Jenis dan Manfaatnya untuk Bisnis
Fungsi nota debet
Apa saja sih fungsi nota debet untuk digunakan? Biar rasa penasaranmu hilang, bisa langsung cek semua penjelasan lengkapnya di bawah ini!
- Sebagai bukti stock opname: Kamu yang belum tahu stock opname merupakan penyebutan dari aktivitas melakukan perhitungan atau pemeriksaan persediaan barang yang bakalan dijual. Dengan cara ini nantinya penjual bisa tahu barang mana yang mengalami masalah atau kendala tentunya.
- Sebagai cara koreksi harga yang mudah: Nota debet bisa digunakan untuk membantu koreksi harga yang lebih mudah. Maksud koreksi harga di sini adalah mengetahui apakah harga dari barang yang tak laku terlalu tinggi dan bagaimana cara untuk tetap membuatnya kembali terjual dengan mudah.
Nantinya hal ini juga erat hubungannya dengan persetujuan pembeli dengan pembelian barang stok lama tersebut. Tentunya dengan harga yang berbeda dan lebih terjangkau.
- Sebagai bentuk koreksi jumlah barang: Manfaat ketiga yang bisa kamu tahu dari nota debet adalah membantu proses koreksi jumlah barang. Dengan adanya nota debet kamu bisa lebih mudah menyesuaikan stok gudang dan juga transaksi yang terjadi. Jadi, jika ada kekurangan jumlah barang namun sudah terjual kamu bisa langsung melakukan penagihan.
- Sebagai pengurangan utang: Adanya nota debet ini bisa digunakan sebagai bukti pengurangan hutang dari penjual. Nota ini bakalan didapatkan dengan catatan pengembalian barang dan transaksi lain yang disetujui memang sudah diberikan.
Nota Kredit
Sama halnya dengan nota debet, nota kredit juga terdiri dari dua kata yang berbeda. Nota adalah salinan dari proses transaksi jual beli. Kemudian kredit sendiri maknanya adalah proses pembayaran barang atau pembelanjaan dengan cara bukan tunai melainkan diangsur. Nota kredit dibuat sebagai bukti pengurangan piutang sebuah usaha.
Nota kredit sendiri dibuat oleh penjual dan ditandatangai oleh penjual. Tujuan pembuatan nota ini adalah untuk tanda pengurangan piutang usaha yang kemudian nantinya bakalan ditagihkan pada pembeli. Sama dengan nota debet, nota kredit juga ada dua rangkap untuk penjual dan pembeli sebagai bukti dan arsip penting.
Kapan nota kredit dikeluarkan?
Ada beberapa hal yang membuat nota kredit ini akhirnya diterbitkan atau dikeluarkan. Adapun beberapa alasan yang dimaksud bisa langsung cek semuanya lengkap di bawah ini!
- Terjadinya kerusakan pada pengiriman barang entah dalam proses pengiriman atau ketika ada di transitnya.
- Adanya kesalahan penulisan harga pada faktur yang asli.
- Adanya kelebihan pembayaran pada faktur yang asli.
- Pembeli mengembalikan barang atau menolak layanan karena alasan tertentu namun tetap sesuai dengan persetujuan dari pihak penjualnya.
Baca Juga: Sering Disamakan, Ini Dia Perbedaan Kwitansi dan Invoice!
Fungsi nota kredit
Ada beberapa fungsi dari nota kredit yang perlu kamu tahu dan membantu proses jual beli jadi lebih transparan. Adapun beberapa fungsi yang dimaksud bisa langsung cek semuanya lengkap di bawah ini!
- Pelacak kesalahan penjualan: Fungsi pertama yang diberikan oleh nota kredit adalah sebagai pelacak adanya kesalahan penjualan. Dengan adanya nota kredit ini kamu bisa lebih mudah tracking untuk tahu barang mana yang rusak atau tidak sampai ke pembeli dalam proses pengirimannya.
- Bukti penengah konflik: Dalam hubungan jual dan beli, tak ada yang tahu kalau suatu saat bakalan ada konflik mengenai hutang dan piutang. Karena itu, dengan adanya nota kredit ini maka semuanya bakalan lebih jelas dan sebagai bukti penengah dari konflik yang terjadi antara kedua belah pihak.
- Peningkatan operasional bisnis: Dengan adanya nota kredit kamu bisa lebih mudah meningkatkan operasional bisnis terkait peningkatan kinerja sampai dengan produk yang dijual di dalamnya.
- Pemersatu hubungan: Hampir sama dengan fungsi sebelumnya, nota kredit membuat segalanya menjadi lebih transparan. Nantinya, tidak lagi akan ada kesalahpahaman antara yang punya utang atau piutang.
- Mempermudah kegiatan administratif: Dengan adanya nota kredit kamu bisa melakukan semua kegiatan administratif lebih mudah dan terperinci nantinya dibandingkan dengan tanpa ada nota kredit di dalamnya.
Perbedaan Nota Debit dan Kredit
Jadi, baik nota kredit maupun nota debet memang digunakan sebagai bukti pembelian dan penjualan. Hanya saja perbedaan menonjol dari keduanya adalah sisi penggunaannya. Nota debet adalah dokumen atau bukti yang dikirimkan pembeli ke penjual sebagai pernyataan pengurangan hutang pada penjual.
Selanjutnya untuk nota kredit sendiri adalah sebuah dokumen yang dikirimkan penjual sebagai pernyataan barang dikembalikan. Notanya dipakai sebagai bukti pengurangan hutang maupun piutang yang terjadi antara keduanya. Tentu saja penerbitan kedua nota ini tetap harus sesuai dengan kesepakatan antara dua belah pihak.
Baca Juga: 6 Rekomendasi Aplikasi Penyedia Template Invoice, Apa Saja Ya?
Sudah paham kan perbedaan nota debit dan kredit? Nota ini memang erat banget di dalam proses jual dan beli sehingga tidak boleh tertukar mengenai fungsi dan ketentuannya. Nantinya kalau kamu bertransaksi tentu sudah tak perlu bingung lagi mengenai keduanya.
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Blibli
- Kibo Cheese: Bisnis Dessert Viral, Kelola Pembayaran dengan Mudah Pakai Paper.id - November 22, 2024
- Serba-Serbi Tugas Vendor, Ngapain Aja? - November 22, 2024
- Preferred Vendor: Definisi, Manfaat, dan Cara Memilihnya untuk Bisnis - November 21, 2024
