Bayangkan, jika kamu memiliki sebuah gudang besar,terdapat ribuan produk dengan varian warna, ukuran, dan jenis yang berbeda. Setiap hari, staf kamu sibuk mencocokkan pesanan dengan stok yang ada. Terkadang, barang yang seharusnya tersedia malah tidak ditemukan. Atau sebaliknya, produk yang jarang diminati menumpuk di sudut gudang. Frustrasi, bukan?

Masalahnya tidak berhenti di situ. Hal ini bisa terjadi akibat cara mengelola Stock Keeping Unit (SKU) yang tidak efisien dan berujung kepada masalah finansial. Jadi, apakah memiliki banyak SKU berarti mengundang masalah? Tentu tidak, asalkan kamu tahu bagaimana mengelolanya. Bagaimana caranya?

Apa itu SKU? pahami pengertiannya

SKU atau stock keeping unit adalah barcode yang biasanya dipasang pada produk yang dijual. Ini bisa kamu temukan saat mengecek barang. Fungsinya adalah untuk mempermudah orang dalam mengecek barang yang ada.

Ini biasanya menjadi solusi praktis bagi orang-orang yang punya produk ratusan hingga ratusan. Tipe bisnis yang biasanya menggunakan SKU adalah bisnis ritel. Tapi, tiap jenis bisnis bisa menggunakan SKU. SKU sangat penting untuk rencana jangka panjang, untuk mempermudah stock opname dan juga mempermudah pengecekan barang. Nah, biasanya ada banyak masalah yang terjadi seperti: 

Sering mengalami overstock atau understock? Analisis pembelian agar tepat sasaran

Masalah yang sering dialami bagi pebisnis untuk stok barang adalah overstock & understock. Overstock adalah keadaan dimana stok barang di gudang menumpuk, sedangkan understock jumlah barang yang ada lebih sedikit dari permintaan barang yang ada.

Jika tidak segera diatasi, hal ini dapat menimbulkan masalah terhadap penjualan. Apalagi, bisa menimbulkan rasa kecewa konsumen yang berujung penjualan terus menurun.

Untuk mengatasinya, lakukan analisis secara historical yang terfokus ketiga jenis supply & demand

  • Produk yang tingkat penjualannya stabil.
  • Produk yang tingkat penjualannya dipengaruhi oleh tren.
  • Produk yang tingkat penjualannya kurang diminati.

Produk yang laku biasanya aman untuk di restock terus-menerus. Kamu tidak perlu khawatir jika harus membelinya dalam jumlah banyak. Yang perlu diperhatikan adalah penjualan produk yang dipengaruhi oleh tren.

Baca juga: Membahas SKU dan cara membuatnya

Kamu perlu tahu seberapa lama tren itu akan berlangsung. Contoh, baggy pants yang populer lagi di tahun 2023. Sarannya, analisis tren tersebut apakah akan berlangsung lama. Jika iya, lakukan restock untuk bahan baku dari celana itu.

Terakhir, produk yang tingkat penjualannya kurang diminati juga harus diperhatikan. Jika turun terus dalam 6 bulan terakhir, evaluasi produk itu apakah harus diperbaiki atau bahkan ditiadakan, agar ongkos produksi tidak terbuang percuma.

Susah melacak stok produk? Wajib kelola stok dengan rapi

Mengelola SKU dalam jumlah besar sering menimbulkan kesulitan dalam pelacakan persediaan. Sebagai pebisnis, kamu seringkali mungkin menemukan berbagai informasi yang membingungkan, berusaha untuk memastikan apakah kamu memiliki stok yang cukup atau terlalu banyak dari satu produk tertentu.

Solusinya, lakukan stock opname rutin dimana, pebisnis dapat secara manual memverifikasi jumlah fisik barang di gudang dan membandingkannya dengan catatan mereka, memastikan semua kesalahan diperbaiki dan inventaris tetap akurat. Meski memerlukan lebih banyak tenaga kerja, pendekatan ini memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang sebenarnya ada di rak.

Agar lebih efektif, banyak bisnis modern beralih ke sistem manajemen inventori (IMS) otomatis yang memudahkan pelacakan stok real-time dan memberikan notifikasi ketika sebuah item hampir habis.

Tingginya resiko pencurian oleh karyawan sendiri

Kesulitan utama yang muncul dari banyaknya SKU adalah kompleksitas dalam mengelola inventaris dan tantangan dalam memantau transaksi. Karyawan yang menyadari kesulitan ini mungkin melihat peluang untuk melakukan kecurangan tanpa terdeteksi. Untungnya, ada solusi untuk menghadapi permasalahan ini.

  • Audit berkala
    Menurut data dari Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), perusahaan yang rutin melakukan audit internal dapat mengurangi kerugian mereka akibat kecurangan sebesar 54%. Ini menunjukkan betapa pentingnya melakukan audit berkala dalam strategi anti-fraud perusahaan. Proses audit yang bisa dilakukan adalah:
    • Audit bulanan
      Lakukan audit secara bulanan dengan mencocokkan barang yang dibeli dengan barang yang keluar. Jika jumlahnya seimbang, maka sudah bisa dipastikan aman. Jika tidak, perlu dikaji ulang apakah ada selisih stock atau bahkan masalah pencurian.
    • Audit 3 bulanan
      Biasanya proses audit 3 bulanan dilakukan untuk mengecek performa dari penjualan itu sendiri. Ini wajar dilakukan mengingat, pebisnis tentunya perlu melakukan evaluasi per-kuartal. Sekaligus mengecek ketersediaan barang yang ada.
  • Pasang CCTV untuk meningkatkan pengawasan
    Pencurian internal oleh karyawan telah menjadi permasalahan krusial bagi banyak pebisnis. Untuk menanggulangi hal ini, teknologi pengawasan seperti kamera CCTV kini menjadi andalan. Untuk gudang, tempatkan CCTV di beberapa titik, terutama di setiap pojok lemari. Ini tentunya efektif untuk mengurangi resiko pencurian.
  • Batasi akses masuk ke gudang dan dokumen pencatatan stok
    Kamu bisa memanfaatkan sistem akses elektronik untuk gudang. Pasang itu di pintu masuk gudang dan berikan kartu atau password. Setelah itu, berikan akses kepada orang-orang yang berwenang. Resiko pencurian bisa berkurang, sekaligus pihak manajemen dapat dengan mudah memantau & mengecek siapa saja yang masuk dan keluar.

Baca juga: Cara mengelola stok barang di gudang

Kesimpulan

Mengelola banyak SKU memang menantang, namun bukan berarti kamu tak bisa mengoptimalkannya. Dengan pendekatan yang tepat, seperti implementasi sistem inventori otomatis, evaluasi rutin terhadap performa SKU, serta kerja sama erat dengan tim penjualan, kamu dapat meminimalkan risiko dan memaksimalkan potensi keuntungan dari setiap SKU yang kamu miliki.

Ingatlah, jumlah SKU yang banyak dapat menjadi kekuatanmu, bukan kelemahan, asalkan dikelola dengan bijak. Ikuti terus blog Paper.id untuk informasi dan tips terkini mengenai pengelolaan bisnis yang baik.

 

Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)