Rumus dan Cara Menghitung Absensi Karyawan

Tingkat kehadiran karyawan atau istilah lainnya disebut persentase kehadiran karyawan adalah cara menghitung absensi karyawan berdasarkan rasio hadir untuk bekerja di sebuah perusahaan dalam suatu periode waktu tertentu. 

Kinerja dan keberlangsungan bisnis suatu perusahaan berpengaruh besar terhadap kehadiran karyawan. Karena kehadiran karyawan merupakan salah satu sumber daya yang krusial. 

Setiap karyawan memang mendapatkan jatah cuti dari perusahaan, yang merupakan hak seorang karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan. 

Karyawan yang absen karena sakit atau hal mendesak lainnya juga ditoleransi oleh perusahaan. Namun, karyawan tidak dapat mengambil cuti atau absen terlalu lama.  

Sebab, karyawan akan menjadi kurang produktif jika mereka lebih sering absen dari pekerjaan. Oleh karena itu, tingkat kehadiran karyawan perlu diperhitungkan. 

Simak selengkapnya untuk mengetahui persentase dan cara menghitung absensi karyawan.

Cara Menghitung Absensi Karyawan

Mengetahui persentase kehadiran karyawan di tempat kerja akan membantu HR dalam menentukan seberapa disiplin karyawan.

Persentase tingkat kehadiran karyawan di suatu perusahaan dapat dilakukan dalam periode tertentu yang telah menjadi standar perusahaan, yakni satu bulan, satu kuartal, atau satu tahun.

Tentu saja, hari libur nasional, cuti tahunan, dan hari libur nasional tidak termasuk dalam persentase kehadiran ini. Untuk memenuhi hak karyawan, perusahaan harus tetap memberikan hari libur pada hari-hari tersebut.

Persentase kehadiran karyawan sangat penting bagi perusahaan. Jika ada karyawan yang sering mangkir dari pekerjaan, maka akan menghambat alur kerja. Hal ini tentu juga akan berpengaruh pada keberlangsungan operasional perusahaan.

Sehingga lama kelamaan, hal tersebut akan menghambat pertumbuhan perusahaan. Bahkan yang terburuk akan membuat kinerja perusahaan menurun.

Persentase kehadiran karyawan dapat digunakan sebagai parameter besaran upah dalam waktu tertentu. Selain itu juga dapat menjadi pertimbangan kenaikan upah karyawan berdasarkan kebijakan perusahaan.

Perusahaan juga dapat mengambil keputusan penting seperti memberikan sanksi berupa pemotongan gaji apabila ada karyawan yang tidak hadir tanpa alasan yang jelas dari hasil persentase kehadiran tersebut.

Selain itu, dengan adanya persentase absensi karyawan juga akan memudahkan perusahaan dalam melakukan siklus rekrutmen jika membutuhkan tambahan posisi untuk jabatan tertentu.

Karyawan yang berada di posisi persentase kehadiran tinggi, dinilai sebagai karyawan yang memiliki produktivitas, dan loyalitas yang tinggi, sehingga dapat dipercaya untuk mengisi posisi tersebut, bahkan naik jabatan. 

Di sisi lain, jika perusahaan harus melakukan pengurangan karyawan, akan lebih mudah, karena sudah ada data hasil persentase kehadiran karyawan yang tidak memenuhi syarat.

Baca juga: Pendanaan Modal Kerja vs. Pendanaan Modal Usaha: Perbedaan dan Kelebihan Masing-Masing

Rumus dan Cara Menghitung Persentase Kehadiran

Hal pertama yang harus dilakukan untuk menghitung persentase kehadiran karyawan adalah mencari rasio ketidakhadiran. Carilah data tentang jumlah hari karyawan tersebut tidak hadir.

Anda ingin mengetahui persentase kehadiran karyawan selama periode berapa? Per bulan? Per kuartal? Atau per tahun? Hitung jumlah hari kerja selama periode yang Anda pilih, tidak termasuk hari libur nasional, akhir pekan, dan cuti.

Berikut rumus perhitungan persentase kehadiran karyawan: 

Persentase kehadiran = (Jumlah hari absen: Total hari kerja) x 100

Sebagai contoh, katakanlah Anda mengambil periode satu tahun. Berikut ini ilustrasinya:

• Dalam kurun waktu satu tahun, ada 365 hari.
• Jumlah hari libur akhir pekan 104 hari.

• Hari ibur nasional 11 hari.
• Jumlah Cuti karyawan 12 hari.

Jadi total jumlah hari kerja adalah 238 hari.

Jika Mario absen selama 20 hari dalam setahun, maka: ( 20 hari: 238 hari) x 100  = 8,4%

Persentase kehadiran = 100% – 8,4% = 91,6%

Jadi, persentase kehadiran karyawan Mario pada tahun tersebut adalah 91,6%.

Baca juga: Sistem Pemrosesan Transaksi, Perlu atau Tidak untuk Bisnis?

Pencatatan dan Perhitungan Kehadiran Karyawan dengan Aplikasi

Jika pencatatan dan perhitungan kehadiran dilakukan satu per satu atau secara manual, hal tersebut tentu akan merepotkan, karena akan membutuhkan banyak tenaga dan waktu.

Apalagi untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar, sehingga akan merepotkan HR dan tingginya risiko data kehadiran tercecer bahkan hilang.

Hal ini menjadi krusial dan sensitif sebab kehadiran karyawan berkolerasi dengan upah yang akan mereka terima.

Anda harus menerapkan sistem absensi online untuk mempermudah dalam melacak kehadiran karyawan, dan penyimpanan data. Melalui aplikasi absensi online berbasis web, absensi karyawan dapat dicatat secara real time dan akurat.

Absensi karyawan juga dilakukan dengan mudah, tidak perlu menggunakan cara lama seperti ceklok, fingerprint atau google form, karyawan hanya perlu absen dengan cara selfie di smartphone, fitur canggih face recognition akan mengenali karyawan.

Data kehadiran juga tidak akan tercecer, sebab software absensi karyawan tadi menggunakan sistem cloud yang mana data dapat diakses kapan saja dan di mana saja.

*Artikel ini hasil kerja sama antara Hadirr dan Paper.id