Seberapa pentingkah peran surat jalan barang dalam sebuah B2B? Dalam skala 1-10, mungkin keberadaan surat jalan ada di angka 9. Dengan kata lain, dokumen tersebut sangatlah penting karena sebagai bukti jika ada produk  yang dikeluarkan atau dimasukkan ke dalam gudang stok sebuah bisnis.

Tanpa adanya surat jalan, pihak orang gudang biasanya tidak akan memperbolehkan satupun produk ke luar dari dalam gudang. Sebab, tidak ada dokumen yang membuktikan jika siapakah klien yang membeli produk tersebut. Lantas, apakah surat jalan bisa diturunkan begitu saja? Jawabannya tidak.

Surat jalan barang tidak akan bisa turun begitu saja. Sebab, ada tahapan-tahapan yang dilewati sebelum membuat dokumen tertulis ini. Biasanya, surat jalan baru akan dibuat apabila sales invoice sudah diterima pihak klien dan di-acc sebagai sebuah pembelian barang.

Setelah sales invoice diterima oleh klien yang akan membeli produk, maka surat jalan baru bisa dibuat. Biasanya, pembuatan dokumen ini akan membutuhkan waktu lama karena harus memasukkan lagi satu persatu detail, mulai dari nama, alamat, produk hingga jumlah uang yang harus dibayarkan.

Proses pembuatan dokumen yang lama ternyata bisa dipangkas hanya dengan satu kali klik. Ya, kamu sebenarnya bisa membuat surat jalan barang dengan lebih mudah, yakni menyalin langsung dari sales invoice yang sudah dibuat sebelumnya. Mau tau bagaimana cara membuatnya dengan mudah?

Surat Jalan Barang

Template Surat Jalan

Sales invoice merupakan kunci pembuatan surat jalan. Apabila dokumen invoice penjualan sudah disetujui oleh kedua pihak, kamu bisa langsung mengubahnya menjadi surat jalan tanpa harus menyalinnya ke dokumen lain. Lantas, bagaimana cara membuat sales invoice berubah otomatis menjadi surat jalan? Ikuti tahapan di bawah ini:

  1. Pastikan kamu telah menggunakan software invoice Paper.id. Jika kamu belum daftar, klik disini untuk bisa menggunakannya secara gratis saat ini juga!
  2. Setelah berada di bagian dashboard, klik gambar ‘roda’ setting yang tertera pada bagian atas di sebelah kanan.
  3. Di dalam setting, kamu harus masuk dulu ke dalam folder inventory. Di dalamnya, kamu harus mematikan peraturan auto adjust yang dari tombol ‘on’ menjadi ‘off’.
  4. Apabila auto adjust sudah dimatikan, kamu langsung bisa membuat sales invoice untuk klien kamu di dalam menu invoice di dashboard.
  5. Terakhir, sales invoice terkirim kepada klien dan di-acc oleh pihak mereka, kamu bisa langsung membuat surat jalan dengan cara mengklik ‘send goods receipt‘ di invoice seperti gambar ini.

    Surat Jalan Paper.id

Surat jalan secara otomatis dapat tercetak dalam bentuk .pdf sehingga bisa langsung diberikan kepada pihak gudang. Jangan lupa untuk membuat 3 dokumen tersebut sebab ada 3 pihak yang harus menerimanya, yakni kamu, klien dan juga pihak jasa ekspedisi yang mengantarkan produk pesanan klien kamu.

 

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)