Kwitansi pembayaran merupakan sebuah hasil akhir dari transaksi yang dilakukan oleh pihak pembeli dan penjual. Jika dokumen ini sudah diberikan, itu artinya pihak pembeli telah membayarkan tagihan atas produk yang mereka inginkan. Di dalam sebuah bisnis, kwitansi sangatlah penting untuk dimasukkan ke dalam beban pengeluaran sehingga bisa diakumulasi ke dalam pembukuan.

Umumnya, nota pembayaran ini diberikan secara manual dengan cara bertemu langsung. Namun, bagaimana jika transaksi dilakukan dari jauh? apakah kwitansi tersebut bisa dibayarkan? Tentunya tidak. Oleh karena itu, diperlukan adanya sebuah software kwitansi pembayaran yang memudahkan pelunasan tagihan dari jarak jauh.

Paper.id merupakan software akunting #1 di Indonesia yang menawarkan pembuatan kwitansi online secara  mudah dan praktis. Kamu bisa menggunakannya secara GRATIS. Di bawah ini, terdapat 4 langkah mudah mengirimkan Kwitansi Pembayaran online di Paper.id.

Buat Sales Order

Sales Order

Langkah pertama sebelum mengirimkan Kwitansi kepada pelanggan, kamu harus membuatkan Sales Order terlebih dahulu kepada pelanggan. Nantinya, pelanggan kamu akan menentukan produk mana saja yang disetujui dan dibuat ke dalam tagihan.

Jika ada produk di dalam Sales Order yang tidak disetujui, baik dari segi produk ataupun harga, pihak penjual wajib menggantinya di dalam langkah selanjutnya, yaitu pengiriman Invoice atau faktur penjualan kepada pelanggan.

Kirim Sales Invoice

Sales Invoice

Sales Invoice

Setelah Sales Order (SO) disetujui oleh pihak pelanggan, kamu bisa langsung menggirimkan Sales Invoice kepada mereka. Di Paper.id, kamu bisa melakukannya dengan dua cara, yakni salin langsung dari Sales Order atau buat manual dengan menuju ke menu Invoice.

Pembuatan Invoice manual di Paper.id biasanya dilakukan karena pihak penjual tidak mengirimkan SO kepada pihak pembeli. Setelah Sales Invoice terbuat, kamu bisa mengunduhnya secara langsung seperti gambar yang tertera di atas, atau kamu bisa mengirimnya ke pelanggan.

Semakin cepat mengirimkan Invoice, semakin cepat juga kamu menerima pembayaran. FYI, kamu tidak harus membayar alias GRATIS apabila menggunakan Paper.id lho.

Menunggu Pembayaran

Invoice dikirimkan ke pelanggan bukan berarti kamu sudah mendapatkan pembayaran. Justru, Invoice atau Faktur tersebut menjadi ‘penentu’ kapan pelanggan akan melunasi tagihannya. Beruntung kamu menggunakan Paper.id sebab software akunting #1 di Indonesia tersebut memiliki sebuah fitur khusus yang bernama Invoice Reminder.

Singkatnya, Invoice Reminder akan mengingatkan pelanggan kamu untuk membayarkan tagihannya pada H-3, hari pembayaran dan H+3. Dengan begitu, Invoice kamu akan dibayar tepat waktu, setidaknya kamu juga tidak harus repot-repot mengingatkan mereka satu persatu.

Invoice dibayarkan, kamu langsung bisa mengirimkan mereka kwitansi pembayaran secara online.

Kirim Kwitansi Pembayaran

Kwitansi Pembayaran

Kwitansi Pembayaran

Tak lama setelah pelanggan membayar Invoice, kamu akan langsung mendapatkan notifikasi apabila mereka telah melunasinya. Jika pelanggan kamu melakukan transaksi dengan Digital Payment, kamu bisa langsung mendapatkan rekapan pembayaran di “Terima Pembayaran”. Kwitansi, secara otomatis, terbuat kemudian kamu bisa langsung memberikannya kepada pelanggan.

Namun, jika pelanggan melakukan pembayaran secara manual atau cash, kamu harus membuat kwitansi pembayaran secara manual pula. Caranya, kamu bisa masuk ke fitur Terima Pembayaran dan masukkan data dari Invoice yang serupa dengan Invoice yang terbayar.

Kwitansi bisa kamu buat dan kirim secara online jadi kamu bisa menyimpan banyak waktu untuk melakukan pengelolaan bisnis lainnya. Sekarang sudah saatnya digital, tinggal cara lama dengan mendaftar sebagai pengguna Paper.id. Daftar sekarang Gratis dengan mengklik tombol yang tertera di bawah.

 

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)