Sesudah melakukan procurement, muncul pertanyaan dalam benak Anda, “Apakah procurement yang dilakukan sudah benar?” atau “Apakah procurement ini sukses?”

Merasa penasaran, Anda menanyakan hal ini kepada atasan Anda. Pertama, Anda menanyakan ini kepada supervisor sales dan ia akan menjawab “Selama kita mendapatkan barang yang unik, maka procurement kita sudah sukses.

Invoice penjualan

Belum cukup, Anda kembali menanyakan hal yang sama kepada divisi finance. Lalu, mereka menjawab “Kalau kita tidak boros, berarti (procurement) kita berhasil”. Untuk meyakinkan diri, Anda mengajukan pertanyaan yang sama kepada orang terakhir yang dianggap bisa memberikan jawaban yang memuaskan, divisi produksi. Mereka akan menjawab, “Yang penting persediaan barang cukup!”.

Setelah mengajukan pertanyaan ini kepada beberapa orang, Anda masih belum merasa puas, walaupun, ada beberapa jawaban yang menunjuk kepada faktor-faktor penunjang procurement, biaya, keunikan dari suatu barang, dan jumlah persediaan barang.

Apakah itu yang menjadi penentu keberhasilan procurement? Belum tentu. Ada banyak tanggapan yang mendefinisikan pengadaan yang sukses. Menurut sourcing innovation, procurement dikatakan berhasil jika berhasil memberikan hasil yang maksimal. Namun, hal ini sulit untuk didefinisikan karena tidak ada alat ukur yang pasti untuk mengukur hal tersebut.

Dikutip dari Cashflow, ada 11 poin yang dijadikan sebagai KPI (Key Performance Indicator) untuk menilai keberhasilan sebuah procurement dan terbagi menjadi 3 tahap yang akan dijelaskan lebih dalam melalui uraian dibawah ini.

Sebelum berpindah ke bagian isi artikel, sudahkah Anda membaca Ultimate Guide procurement yang lainnya? Ultimate Guide Procurement merupakan topik terbaru dari Paper.id yang mengulas seputar hal-hal dalam bisnis dan terbagi menjadi beberapa artikel. Jika belum, Anda bisa langsung mengunjunginya lewat tabel konten dibawah ini.

1. Part 1 :  Apa Itu Procurement
2. Part 2 : Langkah-langkah Procurement
3. Part 3 : Masalah-Masalah dalam Procurement dan Cara Mengatasinya
4. Part 4 : KPI Procurement – Anda disini
5. Part 5 : E Procurement, metode pengadaan di masa depan
6. Finale : Tips-Tips Agar Procurement Berjalan Lancar 

4.1 Kualitas Barang

Untuk mengukur keberhasilan sebuah procurement dari segi kualitas barang, ada 3 poin yang harus diperhatikan dibawah ini:

  1. Tingkat kepatuhan supplier
    Vendor/Supplier harus menaati aturan dan kebijakan kontrak yang telah disepakati. Jika tidak, anggaran dana bisa membengkak karena pembelian yang tidak sesuai. Untuk itu, perusahaan perlu membuat kontrak dengan hukuman yang jelas untuk meminimalisir masalah tersebut. Dalam hal ini, ada 2 hal yang bisa dijadikan sebagai tolok ukur yakni:

    1. Rasio perbandingan disputed invoice dengan total invoice
    2. Perbedaan total anggaran antara dana yang diberikan dengan tren harga yang berlaku
  2. Tingkat penilaian barang
    Perusahaan perlu melakukan pengukuran terhadap barang yang telah disediakan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui tingkat kepercayaan dari supplier. Penilaian dilakukan berdasarkan perhitungan: Jumlah produk di bawah kualitas/produk yang telah diuji.
  3. Akurasi PO
    Terakhir, perusahaan akan melakukan pengukuran terhadap akurasi ketepatan PO vendor. Ada 2 hal yang diukur yakni, ketepatan waktu pengiriman dan barang yang dikirim berdasarkan 2 hal dibawah ini:

    1. Rasio produk yang dikirim atau jasa yang telah dilakukan diluar target yang telah ditentukan.
    2. Persentase pengiriman yang tidak sesuai atas total jumlah yang telah dipesan dalam kurun waktu tertentu.

4.2 Pengiriman Barang

Untuk KPI pengiriman, ada 4 poin yang menjadi tolok ukur akan keberhasilan sebuah procurement seperti: 

  1. Tingkat pembelian darurat
    Pembelian darurat merupakan sebuah tindakan yang dilakukan perusahaan untuk melakukan penyediaan barang dan jasa untuk mencegah kekurangan barang/jasa. Untuk mengukurnya, perusahaan perlu menghitung rasio pembelian darurat atas jumlah total pembelian dalam periode waktu tertentu. Semakin rendah pembelian darurat, maka hal ini akan memberikan imbas yang positif karena hemat biaya, mengurangi resiko pasokan barang, meningkatkan performa pengadaan, dan kontinuitas pengadaan berjalan dengan lancar.
  2. Lead Time
    Lead time adalah waktu yang dibutuhkan oleh supplier untuk menyediakan barang. Lead time adalah total waktu setelah PO diberikan kepada supplier dan sebelum barang dikirim. Untuk mengukurnya, perusahaan perlu melihat berapa jumlah hari yang dibutuhkan oleh vendor untuk menyediakan barang.
  3. Siklus pesanan PO
    Siklus pesanan PO dihitung dalam hitungan jam atau hari ketika Purchase requisition dibuat dan telah disetujui serta diberikan kepada vendor. 
  4. Kesigapan vendor
    Untuk kesigapan vendor, KPI yang digunakan adalah rasio perhitungan persentase jumlah waktu akan barang yang sudah dibeli dengan jumlah pesanan yang dibebankan kepada vendor. Dengan melakukan KPI ini, perusahaan dapat mengakui tingkat kesigapan vendor dalam melakukan pengadaan. 

4.3 Penggunaan dana 

Anggaran dana menjadi salah satu faktor pengukur untuk mengukur tingkat keberhasilan procurement. Berikut 3 poin yang harus diperhatikan:

  1. Dana per invoice dan PO
    Dana yang dihabiskan untuk PO dan Invoice bisa berbeda-beda di setiap perusahaan. Hal ini biasanya disebabkan oleh banyak faktor yang masuk ke dalam perhitungan. Salah satu fakta unik yang didapat oleh survei APQC adalah, sebuah perusahaan yang tidak atau sedikit menggunakan otomasi akan menghabiskan setidaknya 10 juta Dollar AS. 
  2. Anggaran belanja dibawah manajemen
    Poin kedua adalah perhitungan berdasarkan dana yang dikeluarkan untuk procurement dibawah pengawasan manajemen perusahaan. Ketika jumlahnya naik, maka optimasi biaya dan perkiraan pengeluaran akan meningkat. Metrix untuk perhitungannya adalah Total pengeluaran yang telah disetujui (biaya langsung dan tidak langsung, dan lainnya) – pembelian yang terjadi diluar kontrak.
  3. ROI procurement
    ROI procurement digunakan untuk mengukur profitabilitas perusahaan dengan efektivitas biaya dari investasi pengadaan. Metrik ini digunakan untuk analisis internal menggunakan cara perhitungan biaya tahunan/biaya pengadaan tahunan.
  4. Daya saing harga di pasaran
    Dalam procurement, harga pasar bisa ditentukan oleh tingkat persaingan yang terjadi antara masing-masing vendor. Tingkat persaingan yang minim bahkan tidak ada bisa mengakibatkan monopoli tunggal yang dilakukan oleh salah satu vendor. Karena itu, setiap perusahaan harus membandingkan harga-harga vendor. Kini, hal ini bisa dilakukan lewat situs-situs procurement yang menyajikan data untuk mendukung transparansi pengadaan.

Sebuah procurement yang sukses tentu akan membawa pengaruh yang besar bagi kemajuan perusahaan. Karena itu, departemen pengadaan perlu membuat strategi yang bagus dengan memperhitungkan segala resiko masalah yang bisa terjadi. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan kerap menerapkan beberapa langkah seperti menggunakan software e-procurement. Hal ini dipercaya dapat meningkatkan efektivitas procurement. Apakah demikian? Simak ulasan lengkap mengenai e-procurement dalam Ultimate Guide Procurement  Part 5 : E-Procurement 

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)