Scapa merupakan perusahaan kesehatan dan industri terkenal asal Inggris. Pada tahun 2018, pendapatan Scapa mencapai 291,5 juta poundsterling dengan tingkat keuntungan yang terus naik setiap tahunnya. 

Dibalik pencapaiannya, Scapa sempat mengalami masalah pada tahun 2012. Procurement yang tidak terorganisir membuat kinerja menjadi tidak efisien dan proses pembayaran invoice supplier berjalan dengan lambat.

Untuk mengatasi masalah itu, Scapa mendapatkan bantuan dari perusahaan Consumer interstate (CIC), yang bergerak di bidang distributor barang kantor dan rumah. CIC melakukan audit untuk menganalisis sumber masalah. Lewat hal tersebut, mereka menemukan adanya jumlah invoice dan supplier yang terlalu banyak sejumlah 313 supplier.

Baca Juga: 7 Aplikasi Supply Chain Management (SCM) Terbaik, Ada Apa Saja?

Guna mengatasi masalah tersebut, ada beberapa langkah yang diambil. Pertama, CIC membuat daftar produk yang harus dibeli bagi 8 departemen. Kedua, jalur pemesanan dipersempit menjadi satu jalur dan diatur oleh Manajer CIC. 

Keputusan ini terbukti membawa hasil bagi Scapa. Scapa tidak lagi kesulitan dalam membayar invoice dari supplier karena, mereka bisa menerima invoice dengan teratur. Selain itu, tidak ada pembengkakan anggaran karena, jumlah supplier bisa dilihat dengan jelas. Dengan begitu, kinerja perusahaan bisa berjalan dengan efisien dan waktu yang dulu terbuang bisa dialokasikan untuk hal lainnya.

Dalam contoh kasus diatas, kita melihat adanya perubahan dalam strategi procurement bisa membawa banyak perubahan terhadap perusahaan terutama dari segi keuntungan. Hal ini juga ditunjukkan oleh perusahaan konsultan ekonomi asal Amerika Serikat, PWC mengatakan bahwa Procurement memiliki bagian penting dalam mempengaruhi berapa besaran anggaran belanja perusahaan. Terlepas dari berapa besar persentase peranannya, procurement jelas dapat mempengaruhi perkembangan dan profitabilitas perusahaan.

Apa Itu Procurement?

Menurut Christopher dan Schooner (2007), procurement adalah sebuah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan si penggunanya.

Berdasarkan bentuknya, procurement terbagi kedalam 2 jenis, procurement langsung dan tidak langsung. Keduanya melakukan proses pengadaan yang sama namun, fungsinya berbeda dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut pembahasan mengenai jenis dan perbedaannya.

Jenis Procurement

1. Direct procurement (pengadaan langsung)

Pengadaan langsung adalah bentuk pengadaan yang dilakukan untuk membeli bahan baku untuk keperluan produksi perusahaan.

Aktivitas ini bersifat rumit karena menghubungkan banyak pihak baik internal maupun eksternal dan melewati banyak proses. Meski rumit, pengadaan langsung bersifat penting karena mempengaruhi kelancaran produksi barang perusahaan sehingga, dilakukan secara kontinyu. 

2. Indirect procurement (pengadaan tidak langsung)

Perusahaan membutuhkan alat-alat pendukung operasional seperti alat-alat tulis, meja, kertas, dan lainnya. Untuk memenuhi itu, perusahaan melakukan pengadaan tidak langsung.

Barang-barang tersebut hanya berfungsi untuk mendukung pekerjaan dan bukan untuk dimodifikasi atau dijual kembali sehingga, aktivitas pengadaan ini disebut sebagai pengadaan tidak langsung. Aktivitas ini bersifat beli-putus atau tidak terus-menerus serta tidak melibatkan banyak pihak dan proses.

Timbul perdebatan yang mempertanyakan mengenai mana yang lebih penting, direct procurement atau indirect procurement.

Jika disingkat, direct procurement berpengaruh terhadap anggaran dan pendapatan perusahaan, kualitas barang, dan performa perusahaan. Sementara itu, indirect procurement berhubungan dengan kegiatan operasional.

Baca Juga: Peran Procurement dan Account Payable Dalam Supply Chain

Lantas, manakah yang lebih penting? Keduanya memiliki peranan yang besar bagi perusahaan. Indirect procurement yang tidak berjalan dengan baik tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan sehingga dikhawatirkan dapat memperlambat kinerja. Direct procurement juga berpengaruh besar karena berhubungan dengan proses produksi perusahaan dan pemenuhan bahan baku. 

Tanpa adanya Direct Procurement, perusahaan tidak dapat memproduksi barang dan mendapatkan keuntungan sehingga, mereka tidak dapat melakukan indirect procurement.  

Untuk memperlancar proses procurement, saat ini sudah banyak bisnis yang menggunakan sistem untuk membantu pekerjaan tersebut, khususnya terkait invoice processing. Nah, kamu bisa menggunakan Paper.id untuk hal tersebut, karena dengan Paper.id, kamu bisa membuat invoice digital, mengirimnya secara online lewat WA, SMS, ataupun email, dan langsung terhubung dengan 30+ metode pembayaran termasuk kartu kredit juga. Sehingga, proses pencocokan status pembayaran bisa langsung otomatis!

Yuk, register ke Paper.id sekarang, gratis.

Daftar Paper.id Gratis
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)